Ostolasku saapuu verkkolaskuna, järjestelmä ehdottaa sille kulutilin ja arvonlisäverokoodin, ja kirjanpitäjä kuittaa ehdotuksen yhdellä painalluksella. Tekoäly kirjanpidossa näyttää useimmiten tältä: ei robottia nurkassa, vaan pieni ehdotus jokaisen tositteen vieressä. Päättäjälle kiinnostavampaa on, mihin automaatio pysähtyy. Raja tulee tavallisesti vastaan laista, vastuusta ja henkilötiedoista, harvemmin tekniikasta.
Lyhyesti: Tilastokeskuksen mukaan 38 % vähintään kymmenen hengen yrityksistä käytti tekoälyä keväällä 2025, mutta vain 15 % oli kirjannut sen käytölle ohjeet. Tositevirta eli laskut, kuitit ja pankkitapahtumat automatisoituu jo hyvin. Harkintaa vaativat kirjaukset, verosuunnittelu ja vastuu tilinpäätöksestä jäävät ihmiselle. Tavallinen tiliöinti ei ole EU:n tekoälysäädöksen suuririskistä käyttöä, mutta talousdatan henkilötiedot tekevät siitä tietosuoja-asian.
Tekoäly kirjanpidossa yleistyi nopeammin kuin sen säännöt
Tekoälyn käyttö on kasvanut yrityksissä vauhdilla. Tilastokeskuksen mukaan tekoälyteknologioita käytti keväällä 2025 jo 38 % vähintään kymmenen henkilön yrityksistä, 14 prosenttiyksikköä enemmän kuin vuotta aiemmin. Vähintään sadan hengen yrityksistä käyttäjiä oli 68 %. Yleisimpiä olivat kirjoitettua tekstiä analysoivat teknologiat, joita käytti 29 % yrityksistä. Taloushallinnon automaatio nojaa juuri tekstin luentaan, sillä lasku, kuitti ja tiliote ovat kaikki tekstiä.
Pohja automaatiolle on valmiina, sillä samassa tilastossa 62 % yrityksistä käytti kirjanpitosovellusta pilvipalveluna. Säännöt laahaavat perässä. Vain 15 % yrityksistä oli dokumentoinut tekoälyn käyttöön liittyviä ohjeita tai toimintatapoja, ja 10–19 hengen yrityksistä osuus oli 8 %. Moni pienyritys käyttää tekoälyä yhä tapauskohtaisesti, esimerkiksi yksittäisten tekstien työstämiseen valmiilla prompteilla, eikä työnjakoa ole kirjattu mihinkään.
Monessa pk-yrityksessä automaation taso ratkeaa muualla kuin omassa taloushallinnossa, koska kirjanpidon hoitaa tilitoimisto omilla järjestelmillään. Silloin kannattaa ensin selvittää, millä ohjelmistolla kirjanpitäjä työskentelee ja voiko sitä vaihtaa. Osa tilitoimistoista tekee kaiken yhdellä järjestelmällä, osa toimii ohjelmistoriippumattomasti. Esimerkiksi auktorisoitu tilitoimisto Taloushallinta Uniikki kertoo valitsevansa järjestelmän asiakkaan toiminnan mukaan. Kummassakin mallissa automaation työnjako kannattaa sopia kirjallisesti.
Mitä automatisoida ja mitä ei: taloushallinnon automaatio tehtävittäin
Automaatiota suunniteltaessa kannattaa kysyä ensin, kuka vastaa lopputuloksesta, ja vasta sitten, osaako tekoäly tehtävän. Alla oleva jako käyttää kolmea koodia. A tarkoittaa, että kone tekee työn ja ihminen käy läpi vain poikkeamat. E tarkoittaa, että tekoäly ehdottaa ja ihminen hyväksyy. I on ihmisen päätös, jota varten tekoäly voi korkeintaan koota taustatiedot.
| Tehtävä | Koodi | Mitä kone tekee | Mikä jää ihmiselle |
|---|---|---|---|
| Kuittien ja ostolaskujen luenta | A | lukee summan, päiväyksen, arvonlisäveron ja myyjän | epäselvät ja puutteelliset tositteet |
| Toistuvien ostolaskujen tiliöinti | A/E | ehdottaa tiliä ja alv-koodia aiempien kirjausten perusteella | uudet toimittajat ja poikkeavat rivit |
| Pankkitäsmäytys | A | kohdistaa suoritukset laskuihin viitteen ja summan mukaan | kohdistamattomat tapahtumat ja osasuoritukset |
| Kuukausiraportointi | E | kokoaa luvut ja luonnostelee selitykset poikkeamille | tulkinta ja johtopäätökset |
| Jaksotukset, poistot, investointi vai vuosikulu | I | voi esittää vaihtoehdot | kirjausratkaisu |
| Verosuunnittelu | I | voi laskea skenaarioita | valinta omistajan tavoitteiden mukaan |
| Tilinpäätös | I | valmistelee aineiston | allekirjoitus ja vastuu |
| Kuluttaja-asiakkaan luottokelpoisuuden arviointi | I | ei automaattista päätöstä | arvio ja päätös; suuririskinen käyttö tekoälysäädöksessä |
Jako noudattaa yksinkertaista periaatetta. Mitä toistuvampi ja sääntöpohjaisempi tehtävä on, sitä lähemmäs A-koodia se siirtyy. Mitä enemmän tehtävässä on harkintaa tai oikeudellista vastuuta, sitä tiukemmin se pysyy ihmisellä. Viimeinen rivi on mukana muistutuksena siitä, että luottopisteytys kuulostaa kirjanpidolta, mutta laki kohtelee sitä aivan eri tavalla.
Neljä työvaihetta, joissa tekoäly jo säästää aikaa
Ostolaskujen tiliöinti
Tiliöintiehdotukset perustuvat siihen, miten saman toimittajan laskut on kirjattu aiemmin. Toistuvat laskut, kuten vuokra, ohjelmistolisenssit ja puhelinlaskut, siirtyvät nopeasti hyväksyntäjonosta automaattisiksi. Uudet toimittajat ja poikkeavat rivit kannattaa jättää ihmisen hyväksyttäviksi, ja ensimmäisinä kuukausina ehdotuksia on syytä tarkistaa pistokokein.
Kuittien tunnistus
Kuitin kuvasta luetaan summa, päiväys, arvonlisävero ja myyjä. Tositevaatimus ei silti katoa. Kirjanpitolain 2 luvun 5 §:n mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja yksilöityyn tositteeseen, ja liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden on oltava ”vaikeuksitta todettavissa”. Käytännössä alkuperäisen kuvan on kuljettava kirjauksen mukana.
Pankkitäsmäytys
Suoritusten kohdistaminen laskuihin viitteen ja summan perusteella on sääntöpohjaista työtä, joten se sopii A-koodille. Ihmiselle jää jono, jossa ovat väärällä viitteellä maksetut laskut, osasuoritukset ja tunnistamattomat tapahtumat. Jonon pituudesta näkee samalla, kuinka hyvin automaatio toimii.
Raportointi
Kielimalli osaa koota kuukauden luvut ja kirjoittaa poikkeamille selitysluonnoksen, esimerkiksi siitä, miksi markkinointikulut nousivat edellisestä kuusta. Tulkinta jää ihmiselle, koska luonnos ei tiedä, mitä hallitukselle on luvattu. Jos raportointi rakennetaan omaan kielimalliratkaisuun valmiin ohjelmiston sijaan, token-kustannusten hallinta kannattaa suunnitella ennen käyttöönottoa.
Mikä jää ihmiselle: harkinta, verot ja vastuu
Harkintaa vaativissa kirjauksissa kone on huono päättäjä. Onko hankinta investointi vai vuosikulu, mille kaudelle meno jaksotetaan ja miten poikkeava tosite tulkitaan, riippuu tiedoista, jotka eivät näy tositteessa. Tekoäly voi esittää vaihtoehdot, mutta ratkaisun tekee yrityksen tilanteen tunteva ihminen.
Verosuunnittelu on samaa lajia. Omistajan tavoitteet, kassatilanne ja tulevat investoinnit eivät ole luokittelutehtävä. Laskelmat voi teettää koneella, mutta valinnan tekee ihminen.
Painavin raja on vastuu. Kirjanpitolain 3 luvun 7 §:n mukaan yhteisön tilinpäätöksen allekirjoittavat hallitus ja toimitusjohtaja. Osakeyhtiölain 6 luvun 2 §:n mukaan hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Vastuu ei siirry ohjelmistolle eikä ulkoiselle kirjanpitäjälle, vaikka työ siirtyisikin.
Myös säilytysvelvollisuus koskee koneen käsittelemää aineistoa. Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan tilinpäätös ja kirjanpidot on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Ennen käyttöönottoa kannattaa siksi tarkistaa, saako aineiston tekoälypalvelusta ulos koneluettavassa muodossa, jos palvelu joskus vaihtuu.
Tekoälysäädös ja GDPR talousdatan näkökulmasta
EU:n tekoälysäädös koskee myös yritystä, joka vain käyttää valmista tekoälyä. Asetus kutsuu sitä käyttöönottajaksi. Heinäkuussa 2026 voimaan tullut muutos lievensi 4 artiklan tekoälylukutaitovelvoitetta: käyttöönottajan on toteutettava toimenpiteitä, jotka tukevat henkilöstön tekoälylukutaidon kehittämistä, mutta tiettyä tasoa ei tarvitse taata kenellekään. Komissio ja jäsenvaltiot tukevat velvoitteen täyttämisessä erityisesti pk-yrityksiä. Kirjatulla käyttöohjeella toimenpiteet on helppo osoittaa.
Suuririskiset käyttötarkoitukset säädös luettelee liitteessään III. Taloushallintoa lähimpänä on luonnollisten henkilöiden luottokelpoisuuden arviointi ja luottopisteytys, josta kohta rajaa pois talouspetosten havaitsemisen. Ostolaskujen tiliöinti ja pankkitäsmäytys eivät kuulu liitteen käyttötarkoituksiin. Liitteen III suuririskisiä järjestelmiä koskevia velvoitteita sovelletaan 2.12.2027 alkaen.
Tietosuoja koskee talousdataa laajemmin kuin moni ajattelee, koska palkat, matkalaskut ja toiminimiyrittäjien laskut sisältävät henkilötietoja. Tietosuoja-asetuksen 22 artikla antaa henkilölle oikeuden olla joutumatta pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jos päätöksellä on häntä koskevia oikeusvaikutuksia. Jos tällainen päätös on sallittu sopimuksen tai nimenomaisen suostumuksen perusteella, henkilöllä on vähintään oikeus vaatia, että asian käsittelee ihminen, sekä oikeus riitauttaa päätös. Jos tekoälypalvelun toimittaja käsittelee henkilötietoja yrityksen lukuun, se on 28 artiklan tarkoittama henkilötietojen käsittelijä, ja käsittelystä on sovittava sopimuksella.
Usein kysyttyä tekoälystä kirjanpidossa
Korvaako tekoäly kirjanpitäjän?
Rutiinityö vähenee, mutta ammatti ei katoa. Tositteiden luenta ja täsmäytys siirtyvät koneelle, ja kirjanpitäjän aika kohdistuu poikkeamiin, jaksotuksiin ja neuvontaan. Osakeyhtiössä vastuu tilinpäätöksestä on joka tapauksessa hallituksella ja toimitusjohtajalla.
Mitä kirjanpitolaki vaatii koneellisesti tehdyltä kirjaukselta?
Samaa kuin muultakin kirjaukselta. Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja yksilöityyn tositteeseen, yhteys tositteeseen pitää pystyä toteamaan ja aineisto on säilytettävä laissa säädetyn ajan. Siksi ratkaisun pitää jättää jälki, jonka perusteella kirjauksen voi tarkistaa jälkikäteen.
Koskeeko tekoälysäädös pientä yritystä, joka käyttää valmista ohjelmistoa?
Koskee, käyttöönottajana. Tekoälylukutaitoa tukevat toimenpiteet kuuluvat kaikille tekoälyä käyttäville yrityksille. Suuririskisten järjestelmien raskaammat velvoitteet tulevat taloushallinnossa vastaan lähinnä liitteessä III luetelluissa käytöissä, kuten kuluttaja-asiakkaiden luottopisteytyksessä.
Aloita tositevirrasta, älä tilinpäätöksestä
Käytännössä toimiva järjestys on sama kuin taulukossa. Aloita A-koodin tehtävistä, joissa virhe näkyy heti poikkeamajonossa, ja siirrä E-koodin tehtäviä automaatiolle vasta, kun ehdotukset ovat osuneet kohdalleen useamman kuukauden ajan. Kirjaa samalla tekoälyn käytölle ohje, koska Tilastokeskuksen lukujen perusteella sellainen on vain harvalla, ja tarkista palveluntarjoajan käsittelysopimus. Jos kirjanpito on ulkoistettu, käy taulukko läpi kirjanpitäjän kanssa ja sovi, kuka hyväksyy minkäkin.
Oman tekoälyagentin rakentaminen talousprosesseihin on vasta seuraava askel. Agenttialustojen kilpailu muuttaa kehittäjien valintoja kuukausissa, mutta tositteiden, täsmäytyksen ja vastuunjaon perusasiat pysyvät. Kun ne ovat kunnossa, automaatiota on helppo lisätä vaihe kerrallaan.
