Suomessa oli vuoden 2026 alussa 92 287 asunto-osakeyhtiötä, kertoo Tilastokeskus Patentti- ja rekisterihallituksen tietoihin perustuen. Jokaisessa niistä syntyy samaa työtä: tiedotteita asukkaille, kokouskutsuja, pöytäkirjoja, vikailmoituksia ja vastikelaskelmia. Suuri osa siitä on tekstiä ja taulukoita, eli juuri sellaista aineistoa, jota kielimallit käsittelevät hyvin.
Kesällä samaa aineistoa siirtyi rakenteiseen muotoon. Huoneistotietojärjestelmän määräaika päättyi 30.6.2026, ja Maanmittauslaitoksen mukaan noin 91 000 taloyhtiöstä noin 59 000 oli ilmoittanut hallinnolliset tietonsa. Kysymys ei enää ole, käytetäänkö tekoälyä taloyhtiön asioissa. Ratkaistavaksi jää, missä kohdassa ihmisen on tarkistettava ja päätettävä.
Kuka taloyhtiössä päättää: yhtiökokous, hallitus ja isännöitsijä
Asunto-osakeyhtiölaki jakaa vallan kolmelle toimielimelle. Osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa. Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon asianmukaisesta järjestämisestä, ja se vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on järjestetty. Isännöitsijä puolestaan huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta ja hoitaa muuta päivittäistä hallintoa hallituksen ohjeiden mukaan. Arkikielessä tätä kutsutaan usein juoksevaksi hallinnoksi.
Isännöitsijä voi olla taloyhtiön oma työntekijä tai ulkopuolinen yritys, kuten oululainen isännöintitoimisto, joka hoitaa useamman taloyhtiön päivittäistä hallintoa. Kummassakin tapauksessa vastuu on nimetyllä ihmisellä. Hallitus voi myös ottaa isännöitsijän tehtäviin kuuluvan asian päätettäväkseen tai viedä sen yhtiökokoukselle.
Tekoälyn kannalta jako on selvä. Laki nimeää vastuuhenkilöt, ei työkaluja. Tekoäly voi valmistella, tiivistää ja luonnostella, mutta päätöksen tekee ja allekirjoittaa aina joku, jolla on laissa määritelty rooli.
Tekoäly isännöinnissä: tehtävät, joissa se säästää aikaa
Tiedotteet ja ilmoitukset asukkaille
Vesikatko, piha-alueen syystalkoot, saunavuorojen jako tai uusi jätehuollon ohje: tiedote on lyhyt, mutta sen kirjoittaminen selkeäksi vie aikaa. Kielimalli tekee luonnoksen muutamasta ranskalaisesta viivasta ja kääntää sen tarvittaessa ruotsiksi tai englanniksi. Luonnos paranee, kun kerrot heti alussa, kenelle tiedote on ja mitä lukijan pitää tehdä. Kokosimme aiemmin promptauksen perussäännöt, ja ne toimivat sellaisenaan myös taloyhtiön tiedotteisiin.
Kokousaineisto ja pöytäkirjat
Hallituksen kokouksen jälkeen joku kirjoittaa muistiinpanoista pöytäkirjan ja tehtävälistan. Tekoäly tiivistää muistiinpanot, poimii päätökset ja vastuuhenkilöt ja muotoilee ne valmiiksi. Virallinen asiakirja on silti vasta tarkastettu ja allekirjoitettu pöytäkirja, ja sen sisällöstä vastaa puheenjohtaja.
Yhtiökokouksen valmistelussa tekoäly kokoaa liitteet, kuten tilinpäätöksen, talousarvion ja kunnossapitotarveselvityksen, ja kirjoittaa niistä osakkaille lyhyen selityksen. Kutsun lähettäminen on kuitenkin muotoseikka. Asunto-osakeyhtiölain mukaan kirjallinen kutsu toimitetaan jokaiselle osakkeenomistajalle osakehuoneistorekisterissä olevaan posti- tai sähköpostiosoitteeseen. Jakelulista otetaan siis rekisteristä, ei tekoälyn muistista.
Vikailmoitusten luokittelu
Asukkaiden ilmoitukset tulevat sähköpostilla, lomakkeella ja puhelimella, ja niiden kiireellisyys vaihtelee lampun vaihdosta vesivuotoon. Tekoäly voi lajitella ilmoitukset aiheen ja kiireellisyyden mukaan ja ehdottaa, kenelle ne kuuluvat. Vuoto tai muu kiireellinen vika hoidetaan kuitenkin edelleen puhelimitse huoltoyhtiön päivystykseen, ei jonossa odottavana viestinä.
Vastikerutiini ja energiadata
Laskujen tiliöinti, vastikkeiden täsmäytys ja poikkeamien etsiminen ovat samaa työtä kuin missä tahansa pienessä yrityksessä. Kävimme läpi, mitä tekoäly kirjanpidossa jo tekee ja mikä jää ihmiselle. Jos taloyhtiön sähkösopimus on pörssisidonnainen, kulutusdatasta voi lisäksi etsiä kohtia, joissa saunat, lämmitys tai autopaikkojen lämmitystolpat kuluttavat kalleimpina tunteina. Tästä kirjoitimme jutussa pörssisähkö ja tekoäly.
Isännöitsijäntodistus ja tietojen täsmäytys
Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijän on pyynnöstä annettava isännöitsijäntodistus tai päivitettävä tiedot huoneistotietojärjestelmään. Todistuksen tiedot tulevat tilinpäätöksestä, kunnossapitotarveselvityksestä, pöytäkirjoista ja vastikelaskelmista, ja juuri niiden ristiintarkistuksessa tekoälystä on hyötyä. Malli voi huomauttaa, jos pöytäkirjassa päätetty remontti puuttuu kunnossapitotarveselvityksestä tai jos vastike on muuttunut kesken vuoden. Lopullisen todistuksen allekirjoittaa isännöitsijä.
Tekoäly valmistelee, ihminen päättää: tehtävät taulukkona
| Tehtävä | Mitä tekoäly voi tehdä | Kuka päättää | Raja |
|---|---|---|---|
| Asukastiedote | luonnos ja kieliversiot | isännöitsijä | tarkistus ennen lähettämistä |
| Yhtiökokouksen kutsu ja aineisto | kokoaa liitteet ja tiivistää ne | hallitus | kutsu osakehuoneistorekisterissä olevaan posti- tai sähköpostiosoitteeseen |
| Pöytäkirja | tiivistelmä ja tehtävälista | puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat | vain allekirjoitettu pöytäkirja on virallinen |
| Vikailmoitus | luokittelu ja kiireellisyys | isännöitsijä tai huoltoyhtiö | kiireelliset viat puhelimitse päivystykseen |
| Isännöitsijäntodistus ja huoneistotiedot | tietojen täsmäytys | isännöitsijä | todistus tai tietojen päivitys annetaan pyynnöstä |
| Hallintaanoton varoitus | ei käytetä | yhtiön toimielimet lain mukaan | sähköinen tiedoksianto 1.10.2026 alkaen |
Viimeinen rivi on uusi. Lokakuun alussa voimaan tullut lakimuutos sallii hallintaanoton varoituksen tiedoksiannon sähköpostilla tai muulla sähköisellä kanavalla, kun vastaanottajalle lähetetään heräteviesti toiseen kanavaan. Tiedoksisaanti katsotaan tapahtuneeksi kolmantena päivänä heräteviestin jälkeen. Kanava on sähköinen, mutta varoitus on aina harkittu päätös eikä automaatin tuotos.
Huoneistotietojärjestelmä teki datasta rakenteista
Huoneistotietojärjestelmä kokoaa tiedot taloyhtiöistä, omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Maanmittauslaitoksen mukaan noin 94 % taloyhtiöistä ylläpitää osakeluetteloaan järjestelmässä. Kesäkuun määräaika koski hallinnollisia tietoja: kunnossapito- ja muutostöitä, kunnossapitotarveselvitystä, vastikkeita ja huoneistokohtaisia lainaosuuksia. Tiedot päivitetään yhtiökokouksen jälkeen tai vähintään kerran vuodessa, ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan aina, kun yhtiö antaa isännöitsijäntodistuksen.
Tekoälyn kannalta tämä on hyvä uutinen. Kun tieto on rakenteisessa muodossa yhdessä paikassa, sitä on helpompi verrata pöytäkirjoihin ja tilinpäätökseen ja etsiä ristiriitoja. Vastuu oikeista tiedoista on silti isännöitsijällä, ei järjestelmällä.
Asukkaiden tiedot ja tekoälytyökalut: tietosuojan rajat
Taloyhtiö käsittelee asukkaiden nimiä, yhteystietoja, maksutietoja ja joskus häiriöilmoituksia. Tietosuojavaltuutetun ohjeen mukaan tekoälyjärjestelmän riskit on arvioitava ennen kuin henkilötietoja aletaan käsitellä. Käsittelylle tarvitaan aina lainmukainen peruste, eikä tietoja saa käsitellä laajemmin kuin on välttämätöntä. Ihmisellä on myös oikeus olla joutumatta pelkästään automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Käytännössä raja kulkee näin: tiedotteen luonnos, josta nimet ja huoneistonumerot on poistettu, sopii yleiseen chatbottiin. Asukasluettelo, maksumuistutukset ja naapuririitojen kuvaukset eivät sovi. Jos taloyhtiö haluaa käsitellä henkilötietoja tekoälyllä, kannattaa valita työkalu, jonka tietojenkäsittelystä on sovittu kirjallisesti.
Mitä AI Act tarkoittaa taloyhtiölle
EU:n tekoälysäädöstä on Euroopan komission mukaan sovellettu 2.8.2026 alkaen joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta. Kiellot ja tekoälylukutaitoa koskevat säännöt ovat olleet voimassa helmikuusta 2025, ja avoimuussäännöt tulivat voimaan elokuussa 2026. Heinäkuussa voimaan tullut koontiasetus siirsi liitteen III suuririskisten järjestelmien velvoitteet alkamaan 2.12.2027.
Taloyhtiö on säädöksen näkökulmasta tekoälyn käyttäjä, ei kehittäjä. Suuririskiset käyttötarkoitukset on lueteltu säädöksessä tarkasti, eikä tiedotteiden luonnostelu tai pöytäkirjan tiivistäminen kuulu niihin. Asukkaille näkyvä chatbot on eri asia: avoimuussääntöjen hengessä asukkaan pitää tietää, keskusteleeko hän ihmisen vai koneen kanssa. Käyttöönoton vastuukysymykset käytiin läpi jutussa tekoälyn käyttöönoton kolmesta päätöksestä.
Kolme kysymystä ennen kuin hallitus ottaa tekoälyn käyttöön
Kenen dataa käsitellään? Jos aineistossa on asukkaiden henkilötietoja, työkalu ja sopimus valitaan sen mukaan. Ilman henkilötietoja kynnys on matala.
Kuka tarkistaa? Nimeä ihminen, joka lukee jokaisen tekoälyn luonnoksen ennen kuin se lähtee asukkaille tai menee pöytäkirjaan.
Mihin jää jälki? Päätökset kirjataan pöytäkirjaan kuten ennenkin. Tekoälyn tuottama tiivistelmä on työväline, ei arkistoitava asiakirja.
Alalla kysymykset ovat jo käytännön tasolla. Isännöintiliiton järjestelmäselvitykseen vastasi alkuvuonna 2026 yhteensä 310 jäsenyritysten työntekijää, ja avovastauksissa toivottiin tekoälyltä konkreettisia käyttötapoja arkeen. Hallituksen kannattaa aloittaa yhdestä rutiinista, esimerkiksi tiedotteista, ja laajentaa vasta, kun tarkistuskäytäntö toimii.
Usein kysyttyä
Saako isännöitsijä käyttää ChatGPT:tä asukkaiden asioissa?
Saa, kun aineistossa ei ole henkilötietoja. Tiedotteen tai ohjeen luonnostelu onnistuu ilman nimiä ja huoneistonumeroita. Henkilötietojen käsittely edellyttää riskiarviota ja lainmukaista perustetta, ja siihen kannattaa käyttää työkalua, jonka tietojenkäsittelystä on sovittu.
Voiko tekoäly tehdä hallituksen päätöksen?
Ei voi. Asunto-osakeyhtiölaki antaa päätösvallan yhtiökokoukselle, hallitukselle ja isännöitsijälle. Tekoäly voi valmistella aineiston ja ehdottaa vaihtoehtoja, mutta päätös ja vastuu ovat ihmisellä.
Kertooko taloyhtiön chatbot, että se on tekoäly?
Sen pitäisi. EU:n tekoälysäädöksen avoimuussäännöt tulivat voimaan elokuussa 2026, ja asukkaan luottamus säilyy vain, jos hän tietää, kenen kanssa asioi. Kerro asia chatin alussa ja tarjoa samalla tapa tavoittaa isännöitsijä.
